PT발표 중 위기상황 대응 매뉴얼

프레젠테이션을 하다 보면 다양한 예측불허의 상황이 벌어집니다. 오늘은 PT발표 중 위기상황에 대한 대응 매뉴얼을 알아보도록 하겠습니다.

 

 

1. 발표 중 시간이 부족하여 당황하는 경우

남은 발표 내용 급하게 뛰어넘기, 시간에 맞춰 빨리 말하기, 시간이 끝나도 꿋꿋하게 계속 발표하기는 좋지 못한 대처임

• 발표자료를 준비할 때 내용을 더하는 것보다 빼기 위한 준비를 해두면 도움이 됨
• 실제처럼 시간에 맞춰 반드시 리허설을 해야 함
• 정해진 발표시간보다 약간의 여유를 두고 준비함
• 발표자 외 다른 사람에게 시간을 알려줄 것을 요청하면 도움이 됨

 

2. 발표 현장에서 준비한 영상이 재생되지 않는 경우

발표를 멈추고 노트북 근처로 이동하기, 포인터로 발표자료를 앞뒤로 넘기기, 발표 현장의 문제로 핑계대기 등은 좋지 못한 대처임

• 돌발상황에 대처하기 위해 다양한 브랜드의 노트북을 준비하는 것이 필요함
• 반드시 현장에서 영상과 음성의 재생 여부를 확인해야 함
• 갑자기 재생이 안 될 경우를 대비하여 영상 플레이어도 미리 띄워두면 좋음

 

3. 발표시간을 갑자기 줄여달라고 하는 경우

줄어든 시간까지만 발표하고 마무리하기, 주최 측에 항의하거나 짜증내기 등은 좋지 못한 대처임

• 모든 입찰 참가업체에게 같은 조건이므로 최대한 빨리 받아들이고 잘 대처한다면 오히려 경쟁력을 보일 수 있음
• 발표 준비 시 미리 다양한 분량의 버전을 준비하면 든든함
• 중요한 것부터 발표하고 회사 소개 같은 부수적인 사항은 뒤로 미뤄서 시간을 조절할 수 있음

 

4. 발표 중간에 키맨이 나가버리는 경우

• 발표 시작 전에 RFP에 맞춰서 내용의 우선순위를 정하고, 반드시 키맨에게 전달할 내용을 뽑아두는 것이 필요함
• 키맨이 돌아오면 마지막에 가장 중요한 핵심 내용을 다시 언급하고 마무리함
• 키맨이 끝까지 돌아오지 않는다면 차선책으로 키맨을 설득할 보조자 역할의 두 번째, 세 번째 키맨을 공략해야 함

 

5. 준비한 발표자료의 글꼴이 깨지는 경우

글꼴을 깨진 발표자료는 회사의 준비성과 이미지에 영향을 줌

• 현장에 있는 노트북을 사용해야 한다면 기본 글꼴을 사용하는 것이 좋음
• 만일의 사태에 대비해 PDF 파일을 반드시 준비해야 함
• 글꼴 포함 저장을 하고 글꼴이 깨지는지 미리 확인하는 것도 방법임

 

6. 큐카드, 대본을 봐야 하는데 조명을 끄는 경우

• 현장에 있는 프로젝터나 디스플레이의 조도가 좋지 않을 때 조명을 끄기도 함
• 화면 불빛에 큐카드나 대본을 비춰보려 하는 것은 좋지 못한 대처임
• 조명에 영향을 받지 않는 태블릿 PC에 대본을 준비하는 것이 가장 좋음