성공적인 PT(프레젠테이션)발표를 위한 준비 사항, 꿀팁

정보 전달이 목적인 발표나 제안 PT를 앞두고 다들 고민을 많이 하게 됩니다. 성공적인 PT(프레젠테이션) 발표를 위한 준비 사항과 어떠한 팁들이 있는지 공부해보고 정리한 내용들을 알아보겠습니다. 

 

1. 성공적인 프레젠테이션을 위한 A to Z

프레젠테이션 발표 시간 맞추는 법

• 발표 자료의 모든 페이지를 균등한 시간으로 나누어 설명하지 않아도 됨
• 내용을 고려하여 분할하고, 얼마씩 시간을 할애할 것인지 계획해야 함
• 설득의 핵심인 주요 부분은 따로 표시해두면 좋음
• 시간이 남으면 표시한 핵심 부분을 더 구체적으로 설명하고, 시간이 부족하면 표시가 없는 부분은 과감히 생략하면 됨

 

지루함 없이 발표에 집중하게 하는 법

• 강약(Pitch), 속도(Pace), 중지(Pause) 등 목소리의 변화를 주어야 듣는 사람이 집중력 있게 들을 수 있음
• 가장 중요한 부분에서는 목소리를 1.5배 크게 하고, 부정적인 내용은 목소리를 반으로 작게 함
• 중요한 내용이나 기억하기 어려운 숫자, 인명, 지명 등은 말의 속도를 천천히 함

 

발표 시 효과적인 손 제스처 사용법

• 듣는 사람의 호감을 사고 설득력을 높여야 하므로 삿대질은 절대 하지 않아야 함
• 손 제스처를 사용할 때는 열린, 긍정적인 제스처가 바람직함
• 손바닥과 손 전체를 사용하여 최소한 상체를 벗어나도록 제스처를 취하는 것이 좋음
• 메시지, 내용과 제스처의 맥락이 함께 해야 효과적임
• 숫자를 언급할 때 제스처를 활용하는 것도 좋음

 

청중의 마음을 사로잡는 스토리텔링 화법

• 전달하고자 하는 내용을 기억에 남게 하기 위해서, 더 쉽게 이해시키기 위해서 스토리텔링을 활용함
• 알고 있는 단점은 감추기보다 장점화 시키는 것이 효과적임

 

여러 개의 질문을 한꺼번에 받았을 때 대처법

• 당황하지 말고 질문을 하나씩 정리해야 함
• 메모하면서 질문을 재확인하면 정리도 되고, 질문을 경청하고 있다는 느낌도 줄 수 있음
• 적어둔 질문은 다음 프레젠테이션의 준비 자료로 활용할 수 있음

 

 

2. 발표보다 중요한 준비, 3P

※ 발표 전, 무엇을 어떻게 준비해야 할까?

1. 발표 내용만 열심히 준비하면 실제 발표할 때 전달력 부족으로 준비한 내용을 제대로 말하지 못하는 경우가 많음
2. 발표는 화려하게 준비하였으나 실질적인 내용이 기대에 미치지 못하면 듣는 사람에게 실망감을 줄 수 있음
3. 프레젠테이션에서는 내용과 발표 모두 중요함
4. 프레젠테이션준비는 People(사람), Place(장소), Purpose(목적)라는 3P에 맞춰서 하는 것이 바람직함

 

People(사람)에서 확인할 것

  > 듣는 사람의 수

• 사람 수에 맞춰서 유인물을 준비해야 함
• 사람이 많을수록 발표주제에 대한 관심도의 차이가 큼
• 사람이 많다면 쉽고 간결하게 핵심만 전달해야 함
• 사람이 적다면 그들에게 맞춘 전문성 있는 내용을 다뤄야 함

  > 듣는 사람의 직급

• 직급이 높다면 거시적인 관점에서 접근해야 함
• 직급이 낮다면 당사자에게 바로 해당되는 내용을 다뤄야 함

  > 듣는 사람의 연령대, 성별

• 연령, 성별에 맞춰 공감할 수 있는 예시를 들어야 설득력을 높일 수 있음

 

Place(장소)에서 확인할 것

 > 발표장의 규모와 구조

• 발표 현장을 미리 확인하면 발표에 대한 압박감, 긴장을 해소하는데 도움이 됨
• 프로젝트가 설치된 위치에 따라 노트북을 두는 곳, 발표자가 서는 곳 등이 달라질수 있음
• 듣는 사람앞에 노트북이 있는 경우, 발표자에 대한 집중도가 떨어지므로 애니메이션 등으로 집중을 유도해야 함

 > 마이크

• 핸드마이크는 송수신부가 하단에 위치하므로 목부분을 잡고 세워서 사용해야 함
• 핀 마이크는 몸에서 약간 떨어진 위치에 두거나, 몸에 착용하는 것이 좋음
• 무선마이크를 사용하더라도 주파수 혼선, 배터리 부족 등에 대비하여 여분의 라인 마이크를 준비하는 것이 필요함

 > 케이블

• 어떤 상황에서도 발표할 수 있도록 노트북, 케이블 등을 종류별로 준비하는 것이 가장 좋음

 

Purpose(목적)에서 확인할 것

 > 정보 전달 프레젠테이션

• 보고 프레젠테이션이 대표적임
• 핵심적인 결론이 무엇인지 잘 전달하는 것이 중요함

 > 설득 프레젠테이션

• 사업제안, 교육 제안 프레젠테이션, 팀 간 기획안, 사업안 등의 경쟁 발표는 물론 모든 영업행위가 해당됨
• 듣는 사람의 니즈를 명확하게 파악하고 접근하는 것이 중요함

 > 동기부여 프레젠테이션

• 부하직원, 팀원들의 사기를 돋우는 형식이 많음
• 공감을 통해 마음을 움직이는 것이 필요함