설득과 보고를 위한 PT(프레젠테이션) 노하우

회사에서 상사에게 업무를 보고하거나 제안하는 경우 프레젠테이션을 자주 쓰곤 합니다. 오늘은 설득과 보고를 위한 PT(프레젠테이션) 노하우를 정리해보도록 하겠습니다. 

 

 

1. 설득 PT, 세 가지 why를 기억하라

설득이란 무엇일까?

• 설득(說得)이란 말로 사람의 마음을 얻는 것
• 누군가의 마음을 움직이는 설득을 시도하면 상대방은 방어하는 것이 일반적

 

설득의 과정, 세 가지 why

 

• 설득에서 가장 중요한 첫 단계는 상대방이 필요성을 느끼게 하는 것
• 왜 필요한가, 왜 이것인가, 왜 지금인가의 단계를 거쳐 설득해야 효과적
• ‘왜 필요한가?’에 대해 궁금, 공감, 공포를 활용하여 설득함
• ‘왜 이것인가?’에 대해 스토리, 비유, 대조를 활용하여 설득함
• ‘왜 지금인가?’에 대해 시기, 조건, 나를 활용하여 설득함

 

대표적인 설득의 요령, 비유와 대조

 

• 비유란 모르는 것을 상대방이 아는 것에 빗대어 설명하는 것
• ‘~처럼’, ‘~듯이’를 사용하여 비유하면 알기 쉽게 설명할 수 있음
• 대조란 둘 이상인 대상의 내용을 맞대어 같고 다름을 설명하는 것
• 흑과 백, 청과 홍, 고와저, 선과 악, 빈과부 등 극명하게 차이 날수록 대조 효과가 높아짐
• 가장 흔한 대조로 Before & After를 보여주는 것이 있으며, 기존 방식과의 차이점을 설명하며 마케팅 전략을 강조하는 것도 대조의 일종임

 

2. 보고PT, 결론부터 말하라

잘못된 보고를 피하는 방법

1. 잘못된 보고의 유형에는 근거가 불확실한 보고, 방향이 없는 보고, 스토리가 없는 보고, 실행력이 부족한 보고, 그림퍼즐형보고, 기본기가 부족한 보고 등이 있음
2. 어떤 내용을 보고해야 하는지 정확히 파악하여 메모하는 것이 필요함
3. 일의 진척도에 따라 주기적으로 중간보고를 하면 효과적이며, 특히 상황이 급변하는 경우에는 반드시 보고해야 함
4. 상사의 지시가 좋은 방향이 아닌 경우, 중간보고 시 복수의 대안과 함께 수정의견을 내는 것이 현명함

 

보고 프레젠테이션의 노하우

> 결론부터 말하기

• 바쁜 상사들은 간결하게 핵심만 담은 보고를 선호하므로, 상대방이 궁금해하는 결론부터 말해야 함
• Point(핵심), Reason(근거), Example(예시), Point(핵심) 순으로 보고하는 PREP 기법을 사용하면 효과적

 

> 쉽게 말하기

• 보고하는 말하기는 왠지 어려운 말을 쓰게 되지만 이는 바람직하지 않으며, 오히려 쉬운 표현으로 말하는 것이 효과적임
• 5W3H(Who, When, Where, What, Why, How, How much, How long)에 따르면 필요한 정보가 모두 포함되어 꼬리 질문이 나오지 않는 보고를 할 수 있음

 

> 논리적으로 말하기

• 청중의 머릿속을 3단 서랍처럼 생각하여, 중요한 내용 세 가지만 제대로 전달하겠다는 목표로 프레젠테이션을 하는 것도 좋음
• 아이디어를 피라미드 구조로 분류하여 주제별 주장과 근거를 들고 예시를 설명하는 말하기 방법도 좋음